Краткое описание системы «Таймчек» (мелкое решение)

Система учета рабочего времени «Таймчек»

1. Предистория:

Сейчас многие компании осуществляют учет товаров, денежных средств, логистических потоков и прочих активов, но при этом не учитывают основной ресурс компании – время работы своих сотрудников, а тем более эффективность их работы и планирование графиков. Для фиксации времени у многих клиентов установлены системы СКУД (системы контроля и управления доступом на объекты). Их смысл в разграничении прав доступа на объекты и в различные помещения, с использованием пластиковых карт, выдаваемых каждому работнику. Кроме этого в системах СКУД фиксируется время каждого входа работника на объект и время каждого выхода с объекта, при прикладывании карты к считывателю на турникете или замке. Но как, правило, данные СКУД затем не поступают для обработки в отдел учета и расчета заработной платы (отдел персонала, бухгалтерию). Распространена также ситуация учета рабочего времени «на доверии», когда работники либо сами проставляют время своего прихода на работу и ухода с работы в неком графике-табеле учета, либо за них это делает уполномоченное лицо. Как бы руководство не доверяло своим работникам, эта ситуация практически 100% обречена на ошибки или приписки рабочего времени.

РЕЗЮМЕ: необходимо автоматизировать учет рабочего времени (табелей) и сделать невозможными махинации с проходами. Это можно сделать, применяя учет по биопараметрам (отпечатки пальцев, ладоней, распознавание лиц)

2. «Таймчек» (ТЧ)

– профессиональная, современная и эффективная система учета рабочего времени, которая позволяет контролировать работу сотрудников и повышать производительность работы персонала. Для этого используется контроль по различным событиям: отпечатки пальцев, ладони, распознавание лица, считывание карты (пинкод), интеграция со СКУД и мобильное приложение. Важное преимущество системы, что учет по биопараметрам не дает возможность осуществить приписки времени и передачу карт между сотрудниками.

3. «Таймчек» решает задачи:

• Автоматическое формирование табелей по расписанию - фактически отработанного времени в 1С (или в любой учетной системе) и отчетов о посещении
• Учет «чистого рабочего времени» при наличии турникетов, за вычетом всех перерывов, перекуров
• Интеграция с системой разграничения доступа в помещения (СКУД) и цифрового видеонаблюдения
• Учет времени «мобильных» сотрудников с помощью приложения для Android

4. Свойства системы:

• Возможность автономной работы на объекте, точность и скорость распознавания
• Возможность аренды оборудования и ПО, гибкое ценообразование и переключение между облачным и серверным режимами работы
• Интегрирование с системами СКУД, 1С, SAP, MS Dynamics и другими учетными системами
• Позволяет вести учет фактического рабочего времени по биопараметрам, магнитным картам, пин-коду, через мобильное приложение
• Простой и интуитивно понятный интерфейс, не требует высокой квалификации оператора системы
• Гибкая настройка системы и отчетов (опоздания, план/факт начала и конца работы, план/факт выходов и др.)
• Высокая защищенность данных (криптозащита) и высокий класс безопасности системы
• Невозможность изменения и чтения данных посторонними
• Расширяемый и мощный функционал системы, который может подключаться по мере необходимости
• Для мобильных сотрудников возможность фиксации времени на смартфоне с учетом геопозиции

5. Практическая выгода:

• от внедрения системы «Таймчек» по опыту наших клиентов уже в первый месяц есть экономии фонда оплаты труда и повышение трудовой дисциплины
• примерная экономия составляет примерно 900 рублей в месяц на сотрудника (с учетом оптимизации работы табельщиков и точного учета времени)

Выгода для владельца:

- не нужно находиться на месте для контроля работников.
- не нужно делегировать функцию контроля ответственным лицам.
- невозможность «договориться» с системой
- невозможность приписок времени (через ответственных лиц)
- гарантированность и достоверность данных, т.е. невозможность изменить данные даже администратору системы
- в случае аренды не нужно обслуживать систему (нет серверов, лицензионного ПО, обслуживания баз данных, хранение архивов)
- возможность в любой момент остановить или возобновить аренду системы
- мощность системы и расширение функционала по необходимости

6. Преимущества системы:

Кроме самого факта фиксации «чистого» рабочего времени, за счет интеграции с 1С

• реализован механизм формирования плана-графика и табеля
• реализован функционал сравнения плана (графика) с фактом (табелем)
• реализован механизм обработки первичных проходов
• реализован механизм учета рабочего времени аутсорсеров по разным аутсорсинговым компаниям
• реализован механизм учета «внутренних командировок»
• максимальное использование существующих систем у Заказчика, связка с учетными системами
• возможность аренды решения на основе месячной или годовой оплаты или покупки постоянных лицензий (разовая оплата). Переход между этими схемами работы без дополнительных трудозатрат и инвестиций.

7. Как это работает

Для запуска системы в работу необходимо приобрести и установить биосчитыватель, а также ПО «Оператор системы Тайм-чек». ПО может устанавливаться на любой компьютер, имеющий доступ в Интернет. Обычно оно устанавливается у сотрудника из отдела персонала, офис-менеджера, сотрудника безопасности, начальника или бригадира смены и т.д. Оператор по инструкции осуществляет сканирование пальцев новых сотрудников. Далее ежедневно сотрудники отмечают свой приход и уход на биосчитывателе. Система автоматически обрабатывает эти данные, результат можно посмотреть в ПО оператора, а также, обычно два раза в месяц,  отчет по отработке отправляется в почту заинтересованным лицам, выкладываются в сетевые папки, а также, при необходимости,  импортируются в 1С (SAP\MS Dynamics и др.). Вся критичная информация в базе хранится в зашифрованном виде и не доступна для посторонних.

Для запуска системы на объекте необходимо:

• биосчитыватель 1 шт. и автономная батарея до 2часов работы (на одном считывателе до 1500 сотрудников, возможно расширение) - 12000 руб., возможность возврата оборудования.
• подключение, настройка, обучение за 1объект – 7000 руб., возможность самостоятельной настройки силами Заказчика.
• используется существующая компьютерная сеть Заказчика, дополнительная прокладка сети оценивается отдельно
• разрешение на удаленный доступ в сеть Заказчика и Интернет-канал
• программное обеспечение ТЧ на существующий компьютер для оператора системы
• хранение 1отпечаток - 1человек (по запросу расширяется)
• Дополнительные места - мониторы-регистраторы, табло проходов, киоски учета времени, сканеры штрихкодов по видам работ, регистрация по мобильному приложению оцениваются по запросу

8. Ценовая политика:

Возможна работа системы Таймчек по схеме «аренды» (как облачный сервис, когда используется внешний сервер) или покупки лицензий (установка на сервере Заказчика), которые не отличаются по общей стоимости и функционалу, но отличаются по первоначальным вложениям. Аренда выгодна для компаний, которым необходимо быстро запустить и в дальнейшем не тратить ресурсы на поддержку системы. В этом случае - все технические вопросы: связь, архивация и хранение данных, программное обеспечение, лицензии, неработоспособность оборудования, лицензионная политика решаются Исполнителем. Главное преимущество аренды – это независимый контроль, сохранность данных и аудит правильной работы системы. Также Заказчик по расписанию получает отчет по посещениям в почту, сетевую папку и расчетный табель в 1с. В любой момент Заказчик может перейти на удобную ему схему работы с учетом уже оплаченных средств.

	Биосчитыватель
Аренда (оплата месяц или год)	1	2	3	4	5
Сотрудники
1..10	750р.	1 500р.	2 100р.	2 700р.	3 300р
11..20	1 500р.	2 900р.	4 200р.	5 500р.	6 600р
21..30	2 100р.	4 100р.	5 900р.	7 600р.	9 200р
31..40	2 700р.	5 200р.	7 600р.	9 800р.	11 900р
41..50	3 300р.	6 400р.	9 300р.	12 000р.	14 500р
свыше 250 человек		оценивается отдельно

В ежемесячное обслуживание входит

• отчет о посещениях 2раза в месяц на почту, и любую сетевую папку
• получение табеля в 1С
• предоставление сервера и программного обеспечения
• обновление до новых версий
• ежедневный сбор данных по посещениям
• архивация и хранение данных за один квартал (расширяется по запросу)
• профилактическая поддержка, удаленная техническая поддержка (очистка контроллеров, оптимизация БД, сохранность данных, анализ подозрительных действий)
• горячая линия, все обращения и выезды по требованию заказчика являются платными, стоимость 1500р/час, внеурочное время и выходные - 3000р/час.
• ошибки программы исправляются бесплатно.

Схема работы по лицензиям аналогична аренде, но только обслуживание сервера, техническая поддержка, сохранность и доставка данных осуществляется ресурсами заказчика. Стоимость лицензии на 1рабочее место составляет 15тыс. рублей. Все выезды и обращения являются платными по 1800р/час.

Стоимость запуска системы по схеме «Аренда» без графиков персонала составляет 19 тыс. рублей, по схеме «покупки лицензии» - 34тыс. рублей.

Возможно использование дополнительных сервисов по необходимости.

Дополнительные модули	Цена
Табель в SAP, MS Dynamics	По запросу
Постоянный онлайн-доступ к проходам, SMS-информирование, Web-отчеты	50% к базовой цене для схемы аренды
Планирование и составление графиков персонала	50% к базовой для схемы аренды 20 тысяч рублей - лицензия 1С
Учет выработки работника, учет видов работ	оценивается отдельно
Прогнозирование персонала	оценивается отдельно
Расчет ЗП (управленческая), отправка отчетности	По запросу
Кадровое делопроизводство и аутсорсинг	По запросу
Подбор персонала	По запросу
Фиксация времени по геопозиции с помощью мобильного приложения	По запросу
Полное описание в файле «Дополнительные модули

Консалтинг оценивается отдельно в зависимости от требований Заказчика.

Дилерская скидка – 20%.